Définition
La gestion de projet est l’application de processus, de méthodes, de connaissances, de compétences et d’expérience pour atteindre les objectifs d’un projet, dans le cadre d’une entreprise par exemple, définit Frank Bou-Hassira.
Un projet est unique, transitoire, pour atteindre des objectifs planifiés, qui peuvent être définis en termes de résultats ou d’avantages. Un projet est généralement considéré comme un succès s’il atteint les objectifs selon leurs critères d’acceptation, dans un délai et un budget préalablement convenus, rappelle Frank Bou-Hassira.
Un facteur clé qui distingue la gestion de projet de la simple « gestion » est qu’elle a ce livrable final et une durée limitée, contrairement à la gestion qui est un processus continu. Pour cette raison, un professionnel de gestion de projet a besoin d’un large éventail de compétences ; souvent des compétences techniques, et certainement des compétences en gestion des personnes (management) et une bonne connaissance des affaires en général.
Les composantes de base de la gestion de projet, rappels par Frank Bou-Hassira
Plusieurs composantes permettent de repérer et comprendre ce qu’est la gestion de projet. Il s’agit tout d’abord de définir la raison pour laquelle un projet est nécessaire (client? Salariés ? Entreprise ?). Il faut ensuite saisir les nécessités du projet, la spécification de la qualité des livrables, l’estimation des ressources et des délais. Pour ce faire, une analyse de rentabilisation justifiant l’investissement s’avèrera indispensable puis par la suite l’obtention d’un accord d’entreprise et d’un financement, rappelle Frank Bou-Hassira. Une fois l’accord et le financement accordés, l’on va alors élaborer ce que l’on appelle un « plan de projet » pour s’organiser et répartir les tâches de chacun.
Le manager intervient alors pour diriger et motiver l’équipe de réalisation du projet, indique Frank Bou-Hassira d’où l’importance d’une communication efficace entre les membres participant au projet. Il leur faut en effet savoir gérer les risques, les enjeux et les changements du projet, surveiller les progrès par rapport au plan, s’assurer du respect du budget alloué, gérer les éventuels fournisseurs. Cependant si le projet ne peut aboutir pour une raison X ou Y, il faut savoir quand et comment y mettre fin, rappelle Frank Bou-Hassira.
Quand employer la gestion de projet ?
Les projets sont distincts des activités courantes, ce qui oblige les gens à se réunir temporairement pour se concentrer sur les objectifs spécifiques du projet. Par conséquent, un travail d’équipe (ou team building comme évoqué par Frank Bou-Hassira) efficace est essentiel à la réussite des projets.
La façon dont le travail est géré dépend d’une grande variété de facteurs.
L’ampleur, l’importance et la complexité du travail sont des facteurs évidents : la relocalisation d’un petit bureau et l’organisation des Jeux Olympiques partagent de nombreux principes de base, mais offrent des défis de gestion très différents.
Quelques exemples d’objectifs de ces projets similaires proposés par Frank Bou-Hassira sont:
L’implantation d’un nouveau bâtiment ou QG
La réinstallation du personnel de plusieurs endroits vers le nouveau QG
Les avantages (comme la réduction des frais de déplacement et de gestion des installations) que ce projet implique
Les objectifs stratégiques de la nouvelle implantation (ex : doubler le cours de l’action de l’enteprise en un laps de temps prédéfini).
Les raisons de l’usage de gestion de projet expliquées par Frank Bou-Hassira
La gestion de projet vise essentiellement à produire un produit final qui apportera un changement au profit de l’organisation à l’origine du projet, rappelle Frank Bou-Hassira, comme vu au début de cet article. C’est l’initiation, la planification et le contrôle d’une série de tâches nécessaires à la livraison de ce produit final. Les projets qui nécessitent une gestion formelle sont ceux qui :
-produisent quelque chose de nouveau ou d’altéré, tangible ou intangible ;
-ont une durée finie : un début et une fin définis ;
-sont susceptibles d’être complexes en termes de travail ou de groupes impliqués ;
-exigent la gestion du changement ;
-exigent la gestion des risques.
L’investissement dans une gestion de projet efficace aura un certain nombre d’avantages comme :
-une plus grande probabilité d’atteindre le résultat désiré ;
-plus de chances d’une utilisation efficace des valeurs des ressources matérielles, personnelles et immatérielles ;
-la satisfaction des différents besoins des parties prenantes du projet.
Frank Bou-Hassira 