Après avoir évoqué le contrôle qualité et l’évaluation des risques lors d’une gestion de projet, Frank Bou-Hassira poursuit ses explications via deux nouveaux éléments : l’organisation et la veille.
Le processus ordonné
La gestion de projet est importante parce qu’elle permet de s’assurer que les bonnes personnes font les bonnes choses, au bon moment – elle garantit que
le bon processus de projet est suivi tout au long du cycle de vie du projet.
Il est surprenant de constater que de nombreuses grandes entreprises bien connues ont des processus de planification réactifs, informe Frank Bou-Hassira. Mais la réactivité – par opposition à la proactivité – peut souvent faire passer les projets en mode survie. C’est le moment où les équipes se fracturent, où les tâches font double emploi et où la planification devient réactive, ce qui crée de l’inefficacité et de la frustration au sein de l’équipe.
Une planification comme avec un diagramme de GANTT par exemple et un processus appropriés peuvent faire une énorme différence, car l’équipe sait qui fait quoi, quand et comment. Un processus approprié aide à clarifier les rôles, à rationaliser les processus et les intrants, à anticiper les risques et à créer les freins et contrepoids pour s’assurer que le projet est continuellement aligné sur la stratégie globale. La gestion de projet est importante ici parce que sans un processus ordonné et facile à comprendre, les entreprises risquent l’échec du projet, la perte de la confiance des équipes et le gaspillage des ressources.
Une surveillance continue, rester vigilant indique Frank Bou-Hassira
La gestion de projet est importante parce qu’elle permet de suivre l’avancement d’un projet et d’en effectuer des rapports de surveillance corrects.
Les rapports de veille peuvent sembler ennuyeux et inutiles – et si tout se déroule comme prévu, cela peut donner l’impression d’être de la documentation juste pour le bien de la documentation. Mais la surveillance continue du projet, qui consiste à s’assurer qu’un projet fait l’objet d’un suivi approprié par rapport au plan initial, est essentielle pour s’assurer qu’il reste sur la bonne voie, rappelle Frank Bou-Hassira.
Lorsque la surveillance et les rapports de projet sont en place, il est facile de voir quand un projet commence à s’écarter de son cours prévu. Plus tôt vous êtes en mesure de repérer les déviations de projet, plus il est facile de corriger le cours des choses.
Les bons gestionnaires de projet produiront régulièrement des rapports d’étape ou des rapports de situation concis qui permettront aux intervenants de suivre le projet. En général, ces rapports donnent un aperçu du travail qui a été effectué et planifié, des heures utilisées et de la façon dont elles se comparent à celles prévues, de sa conformité face aux budgets, aux risques, aux hypothèses, aux enjeux et aux dépendances et aux extrants du projet au fur et à mesure qu’il avance.
Frank Bou-Hassira précise que ces données sont inestimables non seulement pour suivre les progrès, mais aussi pour aider les clients à gagner la confiance des autres parties prenantes dans leur organisation, ce qui leur permet de superviser facilement l’avancement d’un projet.
Frank Bou-Hassira 